Arbeitgeberbescheinigung in der PKV: Wozu sie dient

Die Bescheinigung erfüllt zwei Aufgaben. Sie weist nach, dass die Krankenversicherungspflicht über einen privaten Vertrag erfüllt ist, und sie bestätigt die Höhe des Beitrags. Beides zusammen ist die Voraussetzung für den Arbeitgeberzuschuss nach § 257 SGB V. Der Arbeitgeber übernimmt die Hälfte des Beitrags, höchstens jedoch den Betrag, den er auch für einen gesetzlich versicherten Arbeitnehmer zahlen müsste.

Seit dem Jahreswechsel läuft der Nachweis grundsätzlich digital. Die private Krankenversicherung übermittelt die relevanten Beitragsdaten elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern. Von dort werden sie dem Arbeitgeber im Rahmen des ELStAM-Verfahrens zum Abruf bereitgestellt. Eine jährliche Papierbescheinigung muss der Arbeitnehmer daher in der Regel nicht mehr aktiv beim Versicherer anfordern und beim Arbeitgeber einreichen. Auch Beitragsänderungen werden grundsätzlich elektronisch gemeldet.

Wichtig bleibt trotzdem: Versicherte sollten nach Vertragsbeginn, Beitragsanpassungen, Tarifwechseln oder Änderungen in der Pflegepflichtversicherung die nächste Gehaltsabrechnung prüfen. Wird der Arbeitgeberzuschuss nicht oder zu niedrig berücksichtigt, sollte die Lohnbuchhaltung frühzeitig informiert werden, damit die hinterlegten ELStAM-Daten geprüft werden können.

Über das ELStAM-Verfahren werden die Daten übermittelt, die für die steuerliche Berücksichtigung und die Berechnung des Arbeitgeberzuschusses relevant sind. Dazu gehören insbesondere die Art der Versicherung sowie die Höhe der Beiträge zur privaten Krankenversicherung und zur privaten Pflegepflichtversicherung. Die Daten betreffen sowohl die laufenden Beiträge als auch Änderungen wie Beitragsanpassungen, Tarifwechsel, Versicherungsbeginn oder Versicherungsende.

Wichtig ist, dass keine Gesundheitsdaten, Diagnosen oder Informationen zu eingereichten Rechnungen übermittelt werden. Auch Tarifdetails oder Leistungsinhalte stehen dabei nicht im Vordergrund. Entscheidend für den Arbeitgeber ist allein, welcher beitragsrelevante Betrag für die Lohnabrechnung berücksichtigt werden darf. Die Bescheinigung weist den Beitrag getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil aus, sodass sich auf der Gehaltsabrechnung leicht prüfen lässt, ob der Zuschuss in voller Höhe berücksichtigt wurde.

Seit dem Jahreswechsel ist nicht mehr die Papierbescheinigung das zentrale Bindeglied zwischen privater Krankenversicherung und Lohnabrechnung, sondern die elektronische Datenübermittlung über ELStAM. Der Arbeitgeber beteiligt sich grundsätzlich mit der Hälfte am tatsächlichen Beitrag zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung, maximal jedoch bis zum gesetzlichen Höchstzuschuss. Liegt der private Beitrag darüber, trägt der Arbeitnehmer den darüberhinausgehenden Anteil selbst.

Auch Beiträge für privat versicherte Familienangehörige können in die Zuschussberechnung einfließen, sofern diese Angehörigen bei einer gesetzlichen Versicherung grundsätzlich familienversicherungsfähig wären. Das kann besonders bei Ehepartnern ohne eigenes relevantes Einkommen oder bei Kindern wichtig sein. Der Zuschuss bleibt aber insgesamt auf den gesetzlichen Höchstbetrag begrenzt.

Ist die Übermittlung der Daten fehlerhaft, fordert der Arbeitnehmer direkt beim Versicherer eine korrigierte Fassung an. Liegt sie verspätet vor, kann der Arbeitgeber den Zuschuss erst gewähren, sobald der Nachweis eingegangen ist. Fehlt der Nachweis ganz, entfällt der Zuschuss vollständig, bis das Dokument nachgereicht wird. Das kann spürbare finanzielle Nachteile verursachen, weshalb sich eine rechtzeitige Klärung immer lohnt.